Zaman zaman bazı emlak profesyonellerinden bir takım e-postalar alırsınız. Bu e-postalarda şu tarz bir mesaj vardır:

Merhaba Cem Bey, Daha önce bizzat tanıştığımızı sanmıyorum, ama bu e-postayı birlikte iş yapıp yapamayacağımızı ve bir araya gelip gelmeyeceğimizi anlamak için gönderiyorum. Eğer bu konuda olumlu düşünürseniz sizinle görüşmek isterim.

Normalde bu tarz e-postalar sürekli gelir ve dikkat çekici özellikleri yoktur. Ancak bu e-postada özellikle dikkatinizi çekecek bir şey görmüşsünüzdür. E-postayı gönderen kişiyi tanıdığınızı fark etmişsinizdir, ama kişi e-postada hiç tanışmadığınızı yazmıştır. Bu noktada anlarsınız ki e-postayı gönderen kişi, bir CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) sistemi kullanmıyor ve tanıştığı kişiler ile müşterileri düzenli olarak kaydetmiyor.

Alıcı ve satıcıların davranışları gösteriyor ki pek çok gayrimenkul profesyoneli, müşterilerle satış kapama aşamasından sonra bağlarını koparmama ve ilişkilerini devam ettirme konusunda pek başarılı değiller. Oysa ev alıcılarının yüzde 73’ü, yardım aldıkları emlak firmalarıyla yeniden iş yapabileceklerini söylerken yüzde 15’i de yeniden ev satın alacaklarını belirtiyor. Ancak zamanı geldiğinde bu alıcıların sadece yüzde 12’si önceki iş yaptıkları firmalara geri dönüş yapıyor. Bu rakamlar, satıcılar için de hemen hemen aynıdır.

Ortaya çıkan bu rakamlar gösteriyor ki, eğer gayrimenkul profesyonelleri iş yaptıktan sonra müşterilerine düzenli olarak kendilerini hatırlatırlarsa, daha önce iş yapmış oldukları müşterilerle yeniden iş yapma imkanını bulacaklar. Ancak maalesef bu önemsenmiyor ve her yıl yüzlerce, binlerce liralık iş fırsatı kaçıyor.

Bunun en temel sebebi, profesyonellerin bir CRM sistemi kullanmıyor olmasıdır. Elbette ki iş yaptığınız müşterilerin bilgilerini kağıtlarda biriktirmeniz size zor ve takip edilemez geliyor olabilir. Bilgisayar üzerinde kendi veri tabanınızı oluşturmaya da harcayacak zamanınız olmayabilir. Ancak teknoloji çağındayız ve bunun için çok basit sistemler var. CRM müşteri yönetimi sistemleri sayesinde bu işi son derece kolaylaştırabilir ve müşterilerinizi yıllar boyunca takip edebilirsiniz.

Bir CRM Programı Seçin ve Veri Tabanınızı Yükleyin

Piyasada kullanabileceğiniz çok sayıda müşteri yönetimi sistemi vardır. Özel hazırlanan sistemleri kullanabileceğiniz gibi, Outlook Kişiler veya Google Kişiler gibi daha basit ve kolay sistemleri de tercih edebilirsiniz.

Ancak özel CRM sistemlerinde, bir müşteri listesi oluşturmaktan çok daha fazlasını yapma imkanınız olur. Müşteri bilgilerini en ayrıntılı şekilde sisteme girebilir, takvim özelliğinden faydalanabilir ve müşterilere kişisel notlar yazma özelliğinden yararlanabilirsiniz.

Kullandığınız CRM sistemi, eğer bulut sistemden faydalanıyorsa ve bu sayede her türlü cihazdan sisteminize ulaşabiliyorsanız, bu çok daha etkileyici olacaktır. Bu tür sistemlerde en baştan bir liste oluşturabileceğiniz gibi, elinizde var olan veri tabanını da aktarabilirsiniz.

Müşteri Takip Planı Geliştirin ve Veri Tabanınızı Güncel Tutun

Müşterilerinizi düzenli olarak takip etmeniz ve onların güncellenen bilgilerini veri tabanınızdan güncellemeniz çok önemlidir. Başka türlü onlarla bağınızı sağlam tutmanız mümkün değildir.

Bunun için en etkili strateji, yıl boyunca telefon görüşmeleri yapmanız, kartpostallar göndermeniz, e-postalar göndermeniz ve buna benzer sizi hatırlatıcı eylemlerde bulunmanızdır. Bunları hepsini yapmıyor olsanız bile ayda en az bir kere mutlaka müşterilerinizi aramanız gerekir.

Aradığınızda eğer iletişim bilgilerinde veya müşterilerin kişisel isteklerinde bir değişim fark ederseniz, bunu hemen CRM sisteminizde yenilemeniz gerekir. Böylece müşterileriniz hakkındaki bilgiler her zaman doğru kalır.

Veri Tabanı Oluşturmak İçin Bir Hedef Belirleyin

CRM sisteminde veri tabanınızı oluştururken kendinize belli periyotlarla hedefler belirlemeniz de önemli bir noktadır. Veri tabanınızı genişletmek için kendinize sayısal hedefler koyun. Örneğin veri tabanınıza haftada 2 yeni müşteri kaydedebilmeyi hedef edinebilirsiniz. Diğer bir hedefiniz 1 yıl içerisinde veri tabanınızda 300 müşteriye ulaşmak olabilir.

Bu sayede yıl içerisinde düzenli olarak yeni müşteriler kazanma motivasyonu da elde etmiş olursunuz. Ancak bunu yaparken dikkat etmeniz gereken şey, sadece veri tabanını doldurmak için anlamı olmayan kişileri listeye yazmanın yanlış olacağıdır. Veri tabanınızı genişletirken, içine yazacağınız kişilerin gerçekten potansiyel müşteri olabilecek düzeyde olması gerekir.

Unutmayın ki “Bir alıcının kendisinin ardından yeni bir alıcıya dönüştüğü tek sektör gayrimenkul sektörüdür”.