Geçtiğimiz aylarda gün boyu webden canlı yayınlanan bir teknoloji blogunun etkinliklerini izleme fırsatı bulduk, emlakbroker.com ekibi olarak. Özellikle yatırımcı-girişimci sunumlarını verilen üç dakikalık süre içerisinde pür dikkat izledik. Yatırımcıların girişimcilere olan sorularını, girişimcilerin heyecanlanarak vermiş olduğu cevapları analiz etttik.

Bir gayrimenkul danışmanının sattığı evin özelliğini veya aidatının ne kadar olduğunu ya da ücretli/ücretsiz sosyal tesis olanaklarının hangileri olduğunu bilemediği gibi bir durum oluştu bazı girişimcilerde. Kendimizi hem yatırımcı hem de girişimci olarak değerlendirerek, aldığımız notlarla birlikte etkili ve sade bir sunum için neler yapılmalı, nasıl hazırlanmalı gibi alt başlıklar oluşturarak bu etkinlikten birçok çıkarım yapma fırsatını yakalamış olduk.

En çok takıldığımız (şaşırdığımız) sunum ise, bir profesyonelde olması gereken tüm donanıma sahip bir hanımefendinin Amerika'dan gelirken uçakta hazırlamış olduğu sunum oldu. Bu hanımefendi girişim sunumu için sahnede değildi. Bir kullanıcı raporunu etkinliğe katılan ziyaretçilere power point sunumu olarak vermeye çalıştı.

Excel formatında hazırlamış olduğu onlarca satır, sütun, rakamlar ve birbirine girmiş spagetti grafiklerden oluşan slayt gösterileri etkinlikte bulunanlarda dahil olmak üzere ekran başındaki hepimizi  uyku transına  (otobüsün cam kenarında belli bir süre oturduktan sonra kafanızın cama yaslanması ile son bulan uyku hali) soktu. 

Ne anlatılan belliydi ne de akılda kalan. Tabi bu gözlerin ve kulakların Steve Jobs'un o eşsiz sunumlarını defalarca canlı ve banttan izlemiş olmasınında etkisi var.    

Konumuza dönecek olursak; bir danışman olarak gerçekleştireceğiniz her sunum aslında bir bakıma iş görüşmesi olarak algılanabilir. Satış potansiyeli yüksek olsun ya da olmasın; her ev tanıtımı veya günlük iş görüşmelerinde yapacağınız sunum adına dikkatli olmanız gerekiyor.

Ayrıca sunum yaparken yazımızın giriş kısmında belirttiğimiz gereksiz durumlardan kaçınmanız ve sunumunuzun ana odak noktasını belirleyerek buna yönelmeniz de önemli.

Peki, başarısız satışların arkasında yatan etmenlerden olan hatalı sunumlardan kaçınmak için ne yapmamız gerekiyor? İşte kusursuz bir sunum adına kaçınmanız gereken şeyler.

1. Karşınızdaki kişiyi tanımamak

Pek çok gayrimenkul danışmanı, evin satışına odaklandığından, görüştüğü müşterilerin kişisel özelliklerini, yaşam tarzlarını hesaba katmaz. Ne yazık ki bu durum, sunum esnasında yapılan hataların başında geliyor.

Karşınızdaki kişiyi tanımaya, profil özelliklerini ve gerçekten ne istediklerini anlamaya çalışın. Oluşturacağınız kuvvetli bağ, gerçekleştirmekte olduğunuz sunumun çok daha etkili olmasına yardımcı olabilir. Ayrıca her müşteriyi aynı kategoriye sokmaktan kaçınmanız da önemli.

Karşınızdaki kişiyi tanımanın en etkili yolu doğru soruları sormaktan geçiyor. Sorduğunuz sorulara aldığınız cevapları, karşı tarafın sorduklarını ve oluşan diyalogu yakın takip edin. Her daim önemli soruların notlarını alın. Bunun sonucunda karşı tarafın endişelerini kolayca anlayabilirsiniz. Böylelikle anında harekete geçerek daha başarılı bir sunum gerçekleştirme şansı elde etme imkanına da sahip olacaksınız. 

2. Sade bir sunumu tercih etmemek

Kaliteli ve gösterişli sunum materyallerini kullanmaktan çok, sade ve anlaşılır bir sunum gerçekleştirmeye çalışın. Fakat bu durum sunumunuz için herhangi bir materyal kullanmayacağınız anlamına da gelmiyor.

Kaliteli kağıtlara baskı yapmaya, iyi birer yazıcı kullanmaya ve renkli fotoğrafları tercih etmeye özen gösterin. Bunların dışında gösterişten uzak ve sade bir tutum sergileyin. Konuşmacı Paradoksuna düşüp, elinizdeki tüm bilgiyi sunuma aktarmayın. Etkili slaytların sırrı basitlik, az yazı-çok görsel kullanımı ve slaytlar arasındaki görsel uyumdan geçer. Bu sebeple, slaytlarınızın her birinde aynı fontun, aynı ya da benzer renklerin ve benzer büyüklükte yazı karakterlerinin kullanımı içeriğin etkili iletişiminde önemlidir. 

İnsanlar öğrendiklerinin %75’ini görerek, %13’ünü ise duyarak öğrenir. Başka bir deyişle, mesajınızı iletmenizde slaytlarınızın görselliği oldukça etkilidir. Ancak görsel ögeler yalnızca gerçekten gerektiğinde kullanılmalıdır ve kullanımlarının bir amacı olmalıdır. 

Grafikler, verileri sadece aktarmamalı, kendilerini anlatabilmelidir. Müşteriler grafiği gördüğünde sizin açıklamanıza gerek duymadan anlayabilmelidir. Bu da grafikte, hangi verinin neyi ifade ettiğinin açıkça yazılmasını gerektirir. X-Y eksenlerinin hangi veriyi ifade ettiği, gayrimenkul değer artışları, yıl aralıkları gibi bilgiler net bir şekilde grafikte yer almalıdır. 

Bu konuda Steve Jobs'un başarılı sunumlarını içeren videolara göz atmanız sade sunum hazırlamanıza faydalı olacaktır.

3. İyi birer dinleyici olmamak

Sunum esnasında müşterilerinize yönelteceğiniz sorular onları daha yakından tanımanıza ve isteklerini tam olarak anlamanıza yardımcı olacak. Ancak burada şöyle bir parantez açmak gerekiyor; karşı tarafı gerçekten de iyi bir şekilde dinliyor musunuz?

Sürekli sorular sormak tek başına yeterli değil, aynı zamanda soruların cevaplarını dikkatli dinlemeniz gerekiyor. Karşınızdakine kulak kabartmak ve onu dikkatlice dinlemek, zorunda olduğunuz bir durum.

Sunum sonrasında kendinize karşı tarafı ne kadar iyi anladığınıza dair sorular da sorabilirsiniz. Gerçekten de karşı tarafın tarzını anlayabiliyor muyum, potansiyel alıcıların ihtiyaçlarını, isteklerini, arzularını anlamak için gereken soruları soruyor muyum ve ofise döndükten sonra sunum gerçekleştirdiğim kişiyi iyi tanıyabiliyor muyum?

Tüm bu soruları kendinize yöneltmeniz aslında iyi birer dinleyici olup olmadığınızı anlamanıza yardımcı olacaktır. 

Soru-Cevap bölümüne önceden hazırlanın. Bu hazırlığı başka bir danışman arkadaşınızla sunum öncesi prova edin. Soru-cevap bölümünde gelebilecek soruları ve yanıtlarınızı sunum öncesinde düşünün.Soru geldiğinde savunmaya geçmeyin ve öncelikle soruyu anladığınızdan emin olun. Soru sorulurken cevabınızı değil soruyu düşünün. Yanıtını bilmediğiniz sorular için, politik yanıtlar vermeye çalışmak yerine kibarca bilmediğinizi belirtebilirsiniz. Soruları almak için en uygun zaman sunumun sonudur; böylece sunum esnasında dikkatiniz dağılmaz, kendinizi sunum akışı ve süresine daha rahat ayarlayabilirsiniz.

4. Genelleme yapmak

Gerçekleştirdiğiniz bir sunumun tüm müşteri kitlesi için başarılı olabileceğini düşünmüş olabilirsiniz fakat bu durum, size olumlu yönde geri dönüş sağlamayabilir. Günümüzde neredeyse tüm gayrimenkul danışmanları, tek bir sunumun tüm müşteriler için geçerli olabileceğini düşünüyor. Bu genellemenin ne yazık ki sadece emlak sektöründe değil, günlük hayat içerisinde de yapıldığını görmek mümkün.

Genellemelerden uzak, daha kişisel bir sunum yapmak çok daha fazla işinize yarayabilir. Sunumunuz müşteri odaklı olmalıdır. Örneğin sunumunuzu çok çocuklu aileler için farklı, beyaz yakalı olan çiftler için farklı hazırlık yapmanız gerekir. Bunun için müşterinizi yakından tanımaya çalışmalı ve onların isteklerine ve ihtiyaçlarına cevap olmalısınız.

Anlatacağınız piyasa konularındaki  bilgi ve ilgi seviyeleri ne? Konunuz müşterileriniz için önemli mi? Önemliyse neden önemli? Sunumunuz sonrasında müşterinizin düşünceleri nasıl değişecek, iyileşecek? Müşterinizin konunuzla ilgili temel sorunları, merak ettikleri neler? Sunumunuzda sağladığınız bilgiyi müşteriniz nasıl kullanacak? Bu sunum sonrası müşterinizi sözleşme imzalamaya ikna etmiş olacak mısınız?

5. İçerik Oluşturmak

Müşteri kitlenizi ve sunumunuzun müşteriniz için önemini belirledikten sonra kendinize şunu sormalısınız: “Bu sunumu neden yapıyorum, amacım ne?” Eğer kendinizi müşteri yerine koyarak “Bu sunum benim bu evi almam için ilgimi çeker miydi?” diye sorduğunuzda cevabınız hayır ise, o zaman ana mesajınızı yeniden değerlendirmeniz gerekebilir. 

Yalnızca müşteri için kritik olan, onun hayatını, algısını ya da karar verme davranışını değiştirebilecek bilgileri sunuma ekleyin. Sizce ilgi çekici ve önemli olan tüm bilgiyi sunumunuza koyarsanız, dinleyiciler için bu önemli bilgilerin tümü vasat hale gelecektir. Konuşmacı Paradoksu olarak adlandırılan bu durumda, müşteri için görece vasat/ilgisiz olan bilgi, önemli bilgilerin de değerini düşürür ve yaratmak istediğiniz etkiyi azaltır. Dolayısıyla müşteri için anlamlı olmayan kafa karıştırıcı tüm bilgiyi sunumdan çıkarmalısınız. 

Şunu unutmayın, anlattıklarınız, müşterinizin anlayabildiği kadardır. Bir doktorun size kendi mesleğiyle ilgili kullandığı terimleri düşünün. Teknik terimler, yabancı dillerdeki ifadeler, müşterinize yabancı jargonlar açılımı yazılmayan kısaltmalar vb. dinleyicinin ilgisini dağıtır ve müşterinizi sunumdan uzaklaştırır. Sunumunuzun %90’ını, müşterinizin tamamını anlayabileceği bir dilde ifade etmelisiniz. Terim kullanmanız gereken durumlarda, bu terimi yine onların anlayabileceği şekilde, aşina oldukları gündelik kavramlarla açıklamalısınız.

Ayrıca, bir sunum oluşturmak tek başına yeterli olmayabiliyor. Verilerinizi toplarken ve bir araya getirirken bu işlemlerin bir süre sonra denetlenmesi ve takip edilmesi gerektiğini de unutmamanız gerek. Pek çok gayrimenkul danışmanı, kimi zaman oluşturduğu sunumu kullanmayı tercih etmeyebiliyor. Bunun yerine çalışmalarınıza daha sadık kalabilir, onları güncelleyebilir ve sunum dosyanızı oluşturan verilerin güncelliğini takip edebilirsiniz.