Müşteri görüşmeleri, yeni iş bağlantıları, konferans görüşmeleri ve web tabanlı konferanslar, emlak işinin en önemli parçasıdır. Ancak tüm bunlar, aynı zamanda emlak profesyonelleri için verimliliği düşürücü ve zaman kaybına yol açan korkulu bir rüyadır. Ne yazık ki tüm danışmanlar, bir iş ve işbirliği kurmanın en önemli parçası olan bu tür görüşmeleri yapmakla yükümlüdürler.

Son yıllarda ortaya çıkan teknolojinin getirdiği yenilikler, emlak danışmanlarının bu korkulu rüyasını ortadan kaldırarak onları daha kolay, daha ekonomik ve daha zaman tasarruflu görüşmeler yapmak için heveslendiriyor. Sanal ve uzaktan yapılan görüşmeler, emlak danışmanları için artık bir standart haline geldi. Bu görüşme yöntemi ile sohbet edebiliyor, bilgisayar ekranı paylaşılıyor, ortak bir proje tüm ekibin katılımıyla sorunsuz olarak yürütülüyor, dosya ve fotoğraf paylaşımı için rahat bir ortam sağlanıyor. Hatta ev gösterimleri direkt sanal görüşmeler ile yapılıyor.

Vakit = Nakit

Ekip olarak görüşmelerimizin bir çoğunu uzaktan erişim yolu ile sağlıyoruz. Ekibimiz için zaman çok kıymetli :) olduğundan verimlilik hızımızı düşürecek her şeyden kendimizi uzak tutuyoruz. Özellikle toplantılar zehirli bir sarmaşık gibidir. Ayrıca, toplantıların gerçek maliyeti inanılmaz derecede yüksektir.

Önem arz etmeyen toplantılar için yaşanan zaman kaybına kısaca bir örnek vermemiz gerekirse; bir toplantı veya yeni bir tanışma için bir şehir değişikliği veya aynı şehirde(ah İstanbul...) bile olsanız toplantı öncesi hazırlık ve trafikte geçirilen süre hesaplandığında en az 3 saatinizi alıyor.

Buna toplantı süresini de eklerseniz (yüz yüze yapılan çoğu toplantılarda belirlenen sürenin dışına çıkıldığını da unutmayalım!) toplam 6 saat. Evet bir toplantının bir kişiye zaman kaybı sadece trafikte 3 saat. Ve bu toplantıya 3 ekip üyesiyle katılmanız 9 saatlik (kabusun küpü :)) büyük bir zaman kaybına yol açacaktır. Devam eden işinizi yarım bırakmanız, toplantı sonrası aynı işe aynı üretkenlikle devam edebilmek gerçekten yüksek maliyetli bir yük olacaktır. 

Gerçek anlamda yaşanan zaman kaybını bir düşünün ve kendinize bu toplantının gerçekten değip değmeyeceğine karar verin. Verimlilik düşmanı olarak gördüğümüz toplantıları acil ve önemli olmadığı süre içerisinde teknolojinin size sağlamış olduğu kolaylıklardan sonuna kadar faydalanın.  Eğer mutlaka bir araya gelinmesi gerekiyorsa toplantı sonunda mutlaka bir çözüm bulunmuş olsun. (Bu konu hakkında detaylı bir yazımız geliyor.)

Şimdi gelelim konumuza... Peki, normal şartlarda teknoloji yoksunu şekilde hazırlanmış bir emlak görüşmesini, alıcılar, satıcılar ve sektör profesyonelleri için önlerine kırmızı halı serebileceğiniz bir görüşmeye dönüştürme imkânınız olsaydı nasıl olurdu? İşte bunu sağlayabilmeniz için size sunabileceğimiz bazı fikirlerimiz var.

Görüşmenizi yetenekleriniz ile planlayın.

Müşteriniz ile görüşmenizden bir gün önce ona kişisel bir video e-postası gönderin ve bu video sayesinde onu sabırsızlıkla beklediğinizi ifade edin. Videonuzu gönderirken size geri dönüş yapmalarını sağlayacak bir takvim etkinliği ile birlikte sunmanız daha etkili olur. Örneğin onlara gerçekleştireceğiniz online görüşmeyi nasıl yapmayı tercih edeceklerine yönelik bir soru yöneltebilirsiniz. Bir video görüşmesi mi yoksa bir ekran paylaşımı şeklinde mi olacak?

Görüşme teknolojiniz konusunda uzmanlaşın.

Online görüşmeler yapmanızı sağlayacak iyi bir teknolojiye sahip olmanız ve sahip olduğunuz bu teknoloji nasıl uzman şekilde kullanacağınızı bilmeniz gerekir. Bunun için size ve müşterilerinize uygun olacak uygulamaları önceden araştırmalısınız. Örneğin Skype bunun için uygun bir platform olabilir. Ancak seçtiğiniz uygulama yetmez. Bunun yanı sıra bir mikrofonlu kulaklık da ihtiyacınız olan ekipman içerisinde olmalıdır.

Kesintisiz bağlantıya sahip olacağınız hızlı internet görüşmelerin olmazsa olmazı. Bu konuda itiraf etmek gerekirse şimdiye kadar görüşme yaptığımız video konferanslarında bu kesintiyi karşı tarafta çok yaşadık. Bu konuda ikinci bir seçeneğiniz de kendi teknolojik imkânınızı yaratmanızdır. Görüşmelerinizi yapacağınız kendinize ait bir video görüşme bölümü oluşturmanız müşteriler üzerinde çok daha profesyonel bir etki oluşturur.

Görüşmenize hazırlıklı olun.

Görüşmenize sadece ilgili olan kişileri davet edin. Gereksiz kalabalık oluşturacak kişileri, görüşme ortamından uzak tutun. Belgelerinizi ve dosyalarınızı, Evernote veya Dropbox gibi uygulamalar üzerinden müşterinizle paylaşmak için hazır edin. Tıpkı ofisinizde bir müşterinizle görüşmeden önce yaptığınız gibi, online görüşmenizden önce de ne üzerine odaklanacağınızı belirleyin. Herhangi bir aksilik olmaması için görüşme saatinden 10-15 dakika önce hazır olun ve bağlantınızı kontrol edin. Yapacağınız görüşmeyi 45 dakika veya daha altında tutmaya özen gösterin.

Video görüşmelerinde davetkâr olun.

Eğer görüşmenizi bir görüntülü video şeklinde yapacaksanız, bulunduğunuz ortamda ve arka fonunuzda dikkat dağıtıcı öğelerin olmamasına ve sade bir görüntü oluşturmaya dikkat edin. İster ofisinizde, ister evinizde, ister Starbucks’ta olsun, her halukarda etrafınızda davetkar ve temiz bir ortam görüntüsü olması için çalışın.

Masanızı dağınık tutmayın, kişisel eşyalarınızı ortadan kaldırın ve ortamın aydınlık olduğundan emin olun. Yanınızda bir çay bardağı veya kahve kupasının olması, çalışma ortamı için ilham verici bir görüntü olabilir. Giyiminiz ise gerçek bir görüşmeye gittiğinizdeki gibi olmalı. Sadece belden yukarısı bile olsa, buna önem verin :)

Müşterinize odaklanın.

Online görüşme sırasında cep telefonunuzu sesini kısarak bir kenara bırakın. Dikkatinizi dağıtacak sosyal medyayı kapatın. Tarayıcınızdaki ekstra açık olan ve görüşme ile ilgili olmayan sekmeleri kaldırın. Eğer mümkünse odanızın kapısını da kapatarak fazladan ses gelmesini önleyin. Hatta özel bir görüşme yapacağınızı ve bu süre içerisinde kimseyle bağlantı kurmayacağınızı asistanınıza söylemeyi ihmal etmeyin.

Direkt olarak kameraya bakarak konuşun. Online görüşmelerde en önemli noktalardan birisi budur. Yüz yüze bir görüşme yapıyormuşçasına, müşteri ile göz teması kurabilmeniz için kameraya bakmanız önemlidir.

Görüşmeden sonra hediye gönderin.

Görüşmenizin ardından müşteri ile olan ilişkinizi tamamen kesmeyin. Teşekkür yazan bir el yazısı notu göndererek onlara minnettar olduğunuzu belirtin. Gelecekteki toplantılar için kullanabilecekleri bir Starbucks hediye kartı da güzel bir hediye seçeneği olabilir.

Facebook grubu oluşturun.

Daha rahat bir işbirliği oluşturabilmek için bir Facebook grubu kurun. Bu sayede toplantılarınız daha rahat, eğlenceli ve sosyal geçecektir. Tüm güncelleştirmeleri, videoları ve fotoğrafları bu grup üzerinden paylaşın.

Teknolojiye ne kadar fazla hakim olursanız, müşterileriniz için daha iyi bir kullanıcı deneyimi sunmuş olursunuz. Bazen sadece var olanları kullanmanız yetmeyebilir. Kendinize özel bir görüşme sistemi oluşturup onu kullanmanız, emlak teknolojisine ne kadar hakim olduğunuzu gösterecektir.

Not: Bu makalemiz 2017 yılında yayınlanmıştır.