Gayrimenkul sektöründe çalışanlar, genellikle zaman yönetimi konusunda oldukça şikayetçidirler. Özellikle de bir ekip kurmadan bireysel olarak bu işi yürütmeye çalışanlar veya sektöre yeni girmiş amatörler, yapmaları gereken onca işi zamana yaymanın ve yetiştirmenin mümkün olmadığını düşünürler. Haliyle canları epey bir sıkılır. Hatta bazıları bu nedenle emlak sektöründe baş edemeyip tasını tarağını toplayarak gitmeyi seçer.

Zaman yönetimi, günümüzde gerçekten bu kadar stresli ve imkânsız bir şey midir? Biran Tracy, Ye O Kurbağayı isimli kitabında, bu soruya yazmış olduğu 21 yöntem ile cevap veriyor. Ona göre, zaman yönetimi, 21. yüzyılın en önemli kavramlarından biri ve eğer onu doğru yönetmesini bilirseniz, başarı hedefinize de daha kolay ulaşırsınız.

Zaman Yönetiminde Başarının Anahtar Noktaları

Biran Tracy, kitabında zaman yönetimini iyi yapabilmek için belli başlı tekniklerden ve anahtar bakış açılarından bahsediyor. Planlama aşamasından kendinizi iyi tanımaya ve işleri öncelik sırasına koymaktan motivasyon kaynaklarına kadar pek çok şeye değinen yazar, kısaca zaman yönetimi alanında başarının anahtar noktalarını şu şekilde sıralıyor:

- Zamanınızı iyi yönetin.

- Her günü önceden planlayın.

- Size özel yeteneklerinizi geliştirin.

- Kendinizi motive edin.

- İşi küçük parçalara bölün.

- En zor işi en baştan yapın.

Yedi Aşamalı Yolu İzleyerek Zaman Yönetimini Sağlamak

Yazar, bir iş planını uygulamaya başlamadan önce, neyi hedeflediğinizi iyi bilmeniz gerektiğini vurguluyor. Eğer ne istediğinizi iyi bilirseniz, hazırlayacağınız planlama sizi o derece doğruya yönlendirir. Bu noktada Tracy, okurlara 7 aşamalı bir yoldan bahsediyor. Sözü ona bırakalım:

1- Ne istediğinizi bilin.

Nereye ulaşmak istediğinizi hayal edin ve ona göre hedefler belirleyin. Eğer bir yöneticiniz varsa, onun sizden neleri başarmanızı istediğini net bir şekilde belirleyin. Böylece günlerinizi aslında ihtiyaç duyulmayan işlere vakit harcayarak ve onları mükemmelleştirmeyle uğraşarak geçirmezsiniz.

2- Hedeflerinizi kâğıda yazın.

Kafanızın net olması ve sadece bir düşünce yığını olarak kalmaması için fikirlerinizin yazılı olması gerekir. Araştırmalar, yetişkinlerin yalnızca yüzde 3’ünün açık ve yazılı hedefleri olduğundan bahsediyor. Bu inanılmaz derecede az bir orandır. İşte bu bile nihai başarıyı 5-10 kat artırarak başarılı ile başarısızı ayıran önemli etkenlerden biri olmasını sağlıyor.

3- Hedeflerinize zaman sınırı koyun.

Hedeflerinize bir şekilde aciliyet hissi kazandırmazsanız, emin olun aslında önemli olmayan pek çok şey onların önüne geçecek ve vaktinizi, dikkatinizi ele geçirecektir.

4- Büyük resmi küçük parçalara bölün.

Yazdığınız hedefinize ulaşmak için yapılabilecek tüm aksiyonları yazın. Bu şekilde, nereden başlamanız gerektiğini ve işin adımlarını görebilir, daha rahat ilerleme sağlayabilirsiniz.

5- Dağınık görünen aksiyon listenizi sıralayın.

Neyi önce neyi sonra yapacağınız üzerine kafa yorun. Kâğıt üzerinde beyin haritası tarzı bir planlama yapabilir, renkli kalemler, geometrik şekiller kullanabilirsiniz. Öncelikle aylık, sonra haftalık, sonra da günlük listeler şeklinde daha belirli hale getirebilirsiniz.

6- Planınızı hayata geçirmek için adım atın.

Eğer araya vakit koyar ve işten uzaklaşırsanız onu bitirmeniz çok daha zor olacaktır.

7- Aksiyon listenizi günlük baza indirgeyin.

Her gün mutlaka ufacık da olsa bir adım atın. Hep ileri gitmek, ne olursa olsun, beş dakika bile olsa hedeflediğiniz işe vakit ayırmak çok önemlidir.

Çirkin ve Büyük Kurbağaları Yemek

Sizlere daha önce Pareto ilkesinden bahsetmiştik. İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto’nun keşfettiği bu ilk bakış açısı, aslında insanların yüzde 20’sinin refahın yüzde 80’ine sahip olduğuna ilişkindi. Ancak onun verdiği bu oranın, hayatın pek çok alanında da geçerli olduğu keşfedildi. Buna zaman yönetimi de dahil.

Yazara göre, Pareto ilkesinin zaman yönetimine uyarlaması şöyledir:

10 maddelik bir yapılacaklar listesinde iki tanesi yüzde 80 zamanınızı alacak, diğerleri dakikalar içinde bitecektir.

Peki, bu durumda zamanınızı alan ve önemli olan 2 maddeye mi öncelik verirsiniz? Yoksa dakikalar içinde bitirebileceğiniz diğer 8 maddeye mi? Yazar, genellikle insanların, yüzde 20’ye giren önemli azınlık işlerini savsakladığını söylüyor ve bu işleri kurbağa olarak nitelendiriyor. Yani insanların gözünü korkutan, uzun süren ve yapmak için kendini motive etmesi gereken türden işler…

Ancak yazar, aynı zamanda öncelik vermeniz gereken işlerin de bunlar olduğunu söyleyerek, çirkin ve büyük olan kurbağaları öncelikli olarak yemeniz gerektiğini belirtiyor.

Gün boyunca meşgul görünen ancak gün sonunda iş başaramamış olan kişiler, bu yüzde 80’lik işlerle vakit harcayan, kurbağayı yutmak yerine önemsiz küçük işlere öncelik veren kişilerdir. Bu şekilde davranmak bir süre sonra alışkanlık yaratır ve böyle bir alışkanlık en son ihtiyacınız olan şeydir.

Hepimizin bizi zorlayan veya sıkıcı bulduğumuz, ancak önemli olan işleri vardır ve başarılı olmak için her gün ilk olarak ve tamamen bu işleri halletmek (çirkin ve büyük kurbağaları yemek) gerekir.

ABCDE Tekniği ile Sizin İçin Öncelikli Olan İşleri Belirleyin

Peki, sizin için öncelikli olan kurbağa diye nitelendirilen o işleri nasıl belirleyeceksiniz? Tracy, bu konuda da okurlara pratik bir teknikten bahsediyor. ABCDE adını verdiği bu tekniğe göre birkaç adımda hedefinize ulaşıyorsunuz. Yazar, kitapta tekniğin nasıl uygulanacağını şöyle anlatıyor:

Öncelikle bir sonraki gün yapmanız gereken işleri aklınıza geldiği gibi liste halinde yazın. Yapılması şart olan, çok önemli işleri A şeklinde kodlayıp yazın. Örneğin patronunuza yarınki yönetim kurulu toplantısında sunması için rapor hazırlanacak gibi. Eğer A tipi işler birden çok ise A1, A2… gibi listeleyebilirsiniz.

B maddesi, yapmanız gereken işleri ifade eder. Yapılmazsa soruna neden olacak işlerdir. Ancak A gibi hayati değildir. Bu işler de yapmanız gerekenlerdir. Kural, yapılmamış bir A işi dururken hiçbir B işine bakmamaktır.

C sınıfı işler ise yapılması hoş olan, ancak yapılıp yapılmaması hiçbir şeyi değiştirmeyecek uğraşlardır.

D işleri ise başkalarına devredilebilecek işlerdir.

Nihayet E tipi işler ise silebileceğiniz, size fayda getirmeyecek tipteki işlerdir. Sosyal medyada uzun uzun vakit geçirmek, televizyonda dizi izlemek gibi...

Buradaki kilit nokta, önce A1 sonra A2 şeklinde ilerleyerek bir kurbağayı yemeden diğerine geçmemektir. Böylece, önemli işlerinizi hallettikten sonra daha az önemli olanlarla gönül rahatlığıyla ilgilenebilirsiniz.

Kitaptan Kısa İpuçları

Planlamaya harcanan her bir dakika, uygulamada on dakika tasarruf sağlamaktadır. Bir günü planlamak sadece 10 ile 12 dakika alır, fakat böyle küçük bir yatırım bile en azından iki saatinizi heba olmaktan kurtaracaktır. Planlamanın iyisi, kötü performansı engeller.

Acı gerçek şu ki, ‘neredeyse bitti’ lafı, büyük ihtimalle ‘henüz başlamadım’ anlamına geliyor. Bunun sizin başınıza gelmesine asla izin vermeyin.

Her gün şunu hayal edin: Biraz önce acil bir haber aldınız ve bir aylığına başka bir yerde olmanız gerekecek. Bir aylığına başka bir yere gidecek olsanız, ayrılmadan önce mutlaka bitirmek isteyeceğiniz iş nedir? O iş her neyse, onu bir an önce bitirmeye koyulun.

Kendinizi gayrete getirmekte kullanabileceğiniz başka bir yöntem de ‘İsviçre Peyniri’ yöntemidir. Bu yöntem, işin ortasına bir delik –İsviçre peyniri kalıbındaki delikler gibi- açarak ilerlemenizi sağlar. İsviçre peyniri yöntemi, bir işin üzerinde belirli bir süre çalışmayı kararlaştırmak demektir. Bu süre beş-on dakika kadar kısacık bir süre de olabilir; ardından başka bir işe dönersiniz.